NENHUMA EMPRESA É MICRO OU PEQUENA QUANDO OS DIRIGENTES SÃO GRANDES

Veslaine Antônio Silva

 

Foto de Danorbit, disponível no Flickr sob licença Creative Commons

            Nenhuma empresa é micro ou pequena, quando os dirigentes são grandes. E para ser grande é só se instruir e aplicar os conhecimentos adquiridos. Ou seja, administrar qualquer empreendimento seja micro, pequeno, médio ou mesmo de grande porte, é administrar informações. Se a empresa, pelo seu porte, está legalmente dispensada de levantar demonstrativos contábeis tais como balancetes, balanços, demonstrações de resultados e outros, não significa que não deve registrar as operações diárias para posteriores consultas, análises e comparações. Se a isso seus dirigentes não se dispõem, é melhor desistir do empreendimento.

            Por maior que seja o potencial e a capacidade técnica de uma empresa, se for desorganizada, mais cedo ou mais tarde, um concorrente organizado acabará tomando o seu lugar no mercado.

            O ciclo financeiro, operacional e de caixa de uma empresa, vai do período de tempo que decorre entre a compra de matérias-primas e (ou) material de revenda, na maioria das vezes à prazo e o pagamento dos mesmos. E em paralelo, a fabricação, venda e revenda de produtos acabados, também na maioria das vezes a prazo, e recebimento, com a correspondente margem de lucro. Nesse período muita coisa pode acontecer: a empresa poderá gradativamente fortalecer o capital de giro com o correto manuseio das operações ou, o que muito ocorre, lentamente, às vezes de maneira quase imperceptível, estar se descapitalizando, podendo chegar a uma insustentável incapacidade financeira. E não adianta culpar governo, impostos e outros. Daí a importância de se analisar comportamentos tendo como instrumento o registro das operações.

            Está passando por dificuldades financeiras?

            Antes da busca cada vez maior de capital de terceiros, que consome grande parte do lucro de sua empresa, que acabará por ficar cada vez mais descapitalizada, adote alguns sistemas de controles, sem burocracia, sem complexidade e sem maiores ônus, utilizando os dados registrados. Com isso, pode-se tomar conhecimento periódico e constante das tendências econômico-financeiras da sua empresa, localizar desencontros de informações e tomar decisões corretivas acertadas.

            E tem mais:

            Pessoa Física é pessoa física. Pessoa Jurídica é pessoa jurídica. Quando alguém abre uma empresa, ela passa para a condição de pessoa jurídica. A esposa, filhos, parentes da pessoa física que nela trabalham, são empregados e cada um com seus salários, assim como o patrão, que tem sua retirada e nada mais além disso. Na medida em que a empresa for crescendo, com “saúde financeira” os valores podem ser alterados de uma forma proporcional. A prática de fazer compras em supermercados, pagamentos de mensalidades da escola das crianças, fazer compras na loja tal, uma ”grana” para ir à praia, etc. vem arrasando com inúmeras micros e pequenas empresas que misturam as coisas. Não adianta dizer: estamos indo bem, estamos produzindo bem, estamos vendendo bem, mas o dinheiro não aparece. A maioria das causas do encerramento das atividades é consequência dos descontrole.

QUE SONO TRANQUILO! AS VENDAS ULTRAPASSARAM O P.E.

Veslaine Antônio Silva


 Foto de Paul Goyette, disponível no Flickr sob licença Creative Commons

            Sim, é humano e matematicamente correto. A empresa pode aumentar sua margem de lucro na comercialização de produtos, seja no processo de produção e venda ou mesmo somente na revenda. Basta usar corretamente as informações devidamente registradas das operações diárias das despesas e receitas e partir para uma nova política de marketing que, no caso específico, basta uma divulgação bem direcionada.

            O sono tranquilo, em consequência do nível em que se encontra o P.E., significa o acerto quando se usa o “remédio” na forma correta. O P.E., ou seja, o Ponto de Equilíbrio, que alguns chamam de Ponto de Ruptura e outros que gostam de “esnobar”, para se mostrarem “atualizados” falando no Break Even Point, nada mais é do que o ponto a partir do qual, a empresa começa a operar com lucro. Abaixo dele, estará operando com prejuízo, ou seja: se as vendas estiverem abaixo desse ponto a empresa está em ritmo de prejuízo. Se estiverem acima, está operando em ritmo de lucro.

            Os sistemas de custos de um modo geral classificam as receitas como “variáveis”, ou seja: pode-se vender muito, pouco ou nada dependendo de vários fatores, entre eles, o mais significativo, o preço.  Classificam também as despesas em “variáveis”. Produzindo-se mais gasta-se mais, produzindo-se menos, gasta-se menos. Por exemplo: mão de obra operária e matérias-primas. Classificam também em “fixas” quando, produzindo-se e vendendo ou não, elas existem obrigatoriamente. Por exemplo: Aluguéis, salários administrativos. Existem também as “semi-variáveis” tais como: energia elétrica, água (produtos que as utilizam) etc. Se a produção for maior elas serão maiores na fábrica. Se o ritmo da produção cai, elas também diminuem. Todavia, independente da produção, nos setores administrativos elas permanecem.

            A soma dos custos fixos e variáveis representa o custo total da empresa e a diferença entre o valor das vendas e custos totais representa o lucro do exercício, por exemplo, no mês. A diferença entre o valor das vendas e custos variáveis representa a Contribuição Marginal (um lucro desconsiderando os custos e despesas fixas). No mínimo, a empresa tem que produzir e vender o suficiente para pagar os custos e despesas fixas. Nesse ponto, não opera com lucro nem prejuízo (não ganha nada, mas também não perde nada) Abaixo dele está operando com prejuízo e acima, operando com lucro e quanto maior o volume maior o lucro.

            Tendo-se conhecimento do volume médio mensal das vendas e tendo os custos devidamente registrados, o P.E. pode ser estimado para cada mês. Se o expediente da empresa é de 26 dias mensais, o P.E. médio pode ser estabelecido em dias (P.E. dividido por 26) Assim, se as vendas de determinado dia ou até aquele dia, não atingiu o P.E., o sono não será tranqüilo porque se está operando em ritmo de prejuízo.

            Um exemplo (uma pequena empresa):

            Digamos que as vendas (V.) médias mensais da empresa sejam (dispensando centavos) de $20.000. Que as despesas e custos fixos (C.F.) sejam de $1.800 e que as despesas e custos variáveis (C.V.) sejam de $10.800. Isto significa que o custo total (fixo mais variável) é de $12.600 e que, deduzido das vendas, chega-se a um lucro de $7.400. A contribuição marginal (C.M.) (vendas menos custos variável) é de $9.200. Qual o valor do Ponto de Equilíbrio?

 

            Isso significa que, enquanto as vendas não atingirem o nível de $3.913, a empresa estará operando com prejuízo. Acima desse valor, passará a operar com lucro e quanto maior o volume acima desse ponto, maior a margem de lucro.

            Se o expediente da empresa é de 26 dias mensais (não opera aos domingos) o Ponto de Equilíbrio médio diário é de $151 ($3.913 / 26 = $151). Se no final do dia, o valor das vendas ultrapassou esse valor, essa noite será tranquila. O princípio é o mesmo, para qualquer porte e ramo de atividade.

            Partindo desse princípio, as empresas podem competir com preços menores no mercado, sem reduzir a margem de lucro ou até mesmo aumentá-la. Assunto para um próximo artigo. 

            Bom sono!

A MARGEM DE LUCRO É EXCELENTE, MAS ONDE ESTÁ O DINHEIRO?

Veslaine Antônio Silva

 

            O mercado está favorável com as vendas em ritmo acelerado. Os custos fixos e variáveis estão compatíveis com a atividade. A margem de lucro comprovadamente é excelente, mas o dinheiro não aparece. “A empresa está respirando mal”. O que está acontecendo? 

             O ciclo financeiro, operacional e de caixa de uma empresa, vai do período de tempo que decorre entre a compra de matérias-primas e (ou) material de revenda, na maioria das vezes a prazo e o pagamento dos mesmos, em paralelo, à fabricação, venda e revenda de produtos acabados, também na maioria das vezes a prazo, e recebimento, com a correspondente margem de lucro.  Nesse período muita coisa pode acontecer: a empresa poderá gradativamente fortalecer o capital de giro, “o pulmão da empresa,” com o correto manuseio das operações ou, o que muito ocorre, lentamente, às vezes de maneira quase imperceptível, estar se descapitalizando, podendo chegar a uma insustentável incapacidade financeira. E não adianta culpar governo, impostos e outros. Daí a importância de se analisar comportamentos tendo como instrumento o registro das operações.

            Os pontos marcantes nesse período, os maiores causadores do “sumiço” do dinheiro nas empresas, principalmente nas pequenas empresas, está relacionado com a eficiência ou deficiência do giro dos estoques, dos prazos médios de recebimentos nas vendas a prazo e dos prazos médios de pagamentos nas compras a prazo.

            Se a faixa de mercado de uma empresa, no seu ritmo normal permite a venda mensal de 10.000 unidades de produtos em mádia, o ritmo da produção deve ser compatível, admitindo-se racionalmente um pouco mais como medida de segurança no atendimento. Exemplo: se o giro do estoque de produtos vendidos for de 30 dias em média e o giro do estoque de produtos fabricados for em média de 60 dias, significa que o dinheiro investido no estoque de produtos, ficará parado um mês diante dos compromissos que vencem no dia-a-dia.

            Se a empresa fabrica em média 10.000 unidades mensais o ritmo de compra de matérias-primas também deve ser compatível, admitindo-se também racionalmente um pouco mais como medida de segurança para evitar riscos no abastecimento. Exemplo: Se o giro de estoque da produção for de 30 dias e o giro do estoque de matérias-primas for de 60 dias, significa que o dinheiro investido a mais em matérias-primas ficará parado um mês, também diante dos compromissos que vencem no dia-a-dia.

            Uma outra causa da descapitalização está no fato da empresa habitualmente fazer as compras a prazo com um tempo para pagamento inferior ao que concede para recebimento nas vendas a prazo. Exemplo: Se nas análises periódicas e sistemáticas a rotação de débitos nas compras a prazo é de 30 dias e a rotação de créditos na vendas a prazo é de 60 dias, significa que em média a empresa estria pagando seus débitos em média 30 dias antes dos recebimentos.

            Esses três exemplos são os mais freqüentes e fortes causadores das deficiências nos fluxos de caixa das empresas, dificultando a “respiração”, quitando compromissos com juros por atrasos ou até mesmo perdendo créditos. A tendência é de um crescimento dos indicadores negativos, num processo lento e gradativo. Trata-se de uma análise simples que se sugere fazer mensalmente e que mostra claramente como está sendo conduzida a liquidez financeira da empresa.

 

CRISES?

Não se deixe influenciar!

Veslaine Antônio Silva

 

            Estando em ritmo de crescimento, não se deve ignorar quando os noticiários anunciam crises de ordem econômico-financeiras, até mesmo para se cuidar e evitar decisões de investimentos que podem aguardar. Procure produzir melhores produtos e serviços. Explore suas idéias.  O problema é quando vem os pessimistas que não mudam de assunto, julgam-se “experts”, dramatizam exageradamente e tentam desestimular os que querem trabalhar. Quando isso ocorrer, lembre-se da vítima que adotou as medidas sugeridas por um “entendedor” e não faça o mesmo.  Veja abaixo resumo, adaptação e arranjos baseada numa publicação de G. Kingsley Ward (Editora Record)

 

            Trata-se de um senhor acima da meia idade que trabalhava com um ponto de venda de cachorro-quente numa região agrícola da periferia de uma grande cidade. De uma forma natural, ele sabia fazer o negócio render! Pessoas residentes em locais distantes falavam dos deliciosos cachorros-quentes do simpático velhinho. Já visualizavam os cartazes que anunciavam “o melhor cachorro quente do país” e em volta do carro-restaurante na beira da estrada, estava sempre um aglomerado de pessoas para experimentá-lo. Do lado de fora, ele dava boas vindas, convidava todos para entrarem, distribuindo sorrisos e jovialidade e enfatizava: “Peçam mais de um porque são realmente deliciosos.” E o pessoal se deliciava com as belas salsichas e pães fresquíssimos somados ao suculento molho, mostarda picante, cebola no ponto exato, além do excelente atendimento por atendentes super atenciosos e sorridentes. Todos saiam estalando a língua e dizendo: “Nunca pensei que um simples cachorro-quente pudesse ser tão gostoso!” Na medida em que se afastavam, o velho fazia acenos e dizia “Por favor voltem mais vezes. Eu preciso do negócio assim como esses jovens que trabalham comigo também precisam para terminar a faculdade”. Com essa qualidade e atendimento, as pessoas vinham novamente em quantidade cada vez maior.  

 

        Num determinado dia o filho mais velho, que voltava de uma famosa universidade onde fez mestrado em Administração de Empresas e defendeu tese doutorado em Economia, observando a pequena empresa do pai e a forma de atendimento diz aparentemente irritado, em face de seus conhecimentos: “Que isso meu pai? o senhor não tem visto os noticiários? Não sabe da recessão que estamos passando? O senhor precisa cortar despesas! Livrar-se de gastos com publicidade e cartazes. Reduza custos com a mão de obra diminuindo a equipe de seis para três empregados. O senhor mesmo pode cozinhar ao invés de perder tempo do lado de fora. Procure fornecedores de pães e salsichas com preços menores. Faça o mesmo com a mostarda e o molho. Dispense a cebola, cachorro-quente é coisa simples. Com essas medidas, o senhor vai poder enfrentar a crise. Muitos comerciantes Já fecharam as portas!”. Tive a sorte de chegar a tempo de orientá-lo.

        O pai, agradecendo e, conhecendo a “inteligência do filho”, com “todos aqueles títulos”, em nenhum momento duvidou dos seus “sábios conselhos”. Os cartazes deixaram de ser repostos. Passou a cozinhar manipulando artigos baratos e mantendo apenas uma atendente, gerando esperas.

            Alguns meses depois, o filho, preocupado, volta a encontrar o pai e perguntou-lhe: está conseguindo superar a situação? O pai, vendo o pátio vazio, na estrada os carros passando direto e o barulho da caixa registradora que raramente se ouvia, vira-se para o filho e diz; “É meu filho, você estava certíssimo! Estamos numa crise violenta!”

            “Conhecimento” e “sabedoria” não são sinônimos!

         Concluindo: Por mais conhecimentos e certificados que se tenham, é necessário estar ciente de que se tem muito por aprender. O aprendizado na escola da vida e no desenvolvimento dos anos, apesar de não oferecem diplomas, superam ou até mesmo eliminam muitos problemas. Claro que o conhecimento gerado no ambiente estudantil é de grande importância, mas não se pode menosprezar os aprendizados da vida. O ideal é a soma, a sinergia, mas isso nem sempre é possível.

 

Reflitam sobre essa história!

Um abraço a todos e até a próxima.

 

  

O CLIENTE, A EMPRESA, O EMPREGADO!

            Qual o grau de importância no relacionamento?
            O cliente sempre em primeiro lugar?

            Veslaine Antônio Silva

            Não seria mais correto o empregado em primeiro lugar, que com a eficiência gerada promove a empresa para o primeiro lugar e como conseqüência indireta, o cliente seja colocado em primeiro lugar? Faça de cada empregado um sócio do negócio. Seja quem for, quem não merece ser sócio, não merece também ser empregado.

            Quando um homem quer partir para um empreendimento não se exige dele a idoneidade e a competência suficientes para que não venha a fracassar? Não se exige esta mesma competência dos profissionais, nos respectivos ramos de suas funções?

            Seja no ambiente familiar, seja no social ou profissional, as observações têm deixado transparecer que as pessoas, no seu dia a dia, se comportam em consequência, quase que exclusivamente, dos impulsos emocionais do que pelo uso da razão. Na escalada do homem, seja dentro da família, seja na sociedade ou dentro das organizações, os três sistemas devem caminhar em paralelo e em perfeito equilíbrio sem o quê, o indivíduo não conseguirá adaptar-se às mudanças que se verificam num processo contínuo.

            É fato evidente que as relações dentro das organizações geram comportamentos positivos, negativos ou até mesmo depressivos, que geralmente são levados para o seio familiar e para o ambiente social onde o indivíduo deve se situar.

            O sucesso das organizações está diretamente vinculado à credibilidade que se deposita nas pessoas. Elas pensam, sentem e agem com maior eficiência, desde que nelas se invistam, promovendo o seu treinamento, o seu desenvolvimento intelectual e tecnológico para conseguirem, acima de tudo, uma melhor qualidade de vida. Somente assim, pode-se atingir a tão propalada Qualidade Total, em todas as áreas e funções com motivação, integração e harmonia, num processo de mudanças constantes.

            As diferenças de opiniões escondidas sob o pretexto de incompatibilidade, mesmo com subordinados, devem ser respeitadas. Muitas vezes se perde um excelente funcionário por não se conceder um tempo para melhor entendimento. Uma hora de tempo pode custar $50,00 enquanto que o treinamento de um substituto pode custar $5.000,00.

            Crosby (1993), já dizia que o próximo século (o atual) deveria apresentar um ambiente social maravilhosamente diferente, onde as pessoas viveriam e fariam negócios com sucesso. Mudanças filosóficas básicas no comportamento humano vêm ocorrendo há algum tempo e elas são as responsáveis por essas modificações. Ele, dentro do seu otimismo, acreditava que as pessoas do mundo todo teriam a chance de obter educação, saúde e condições que lhes permitiriam comandar a sua própria vida, responsavelmente, que a tecnologia cumpriria a sua promessa de oferecer os meios para aliviar a vida profissional e social das pessoas, permitindo que ela seja mais satisfatória. A porta desse novo século já se abriu há mais de uma dezena de anos. Pode-se acreditar com otimismo que isto esteja ocorrendo?

            Seja lá quem for que lhe ofereça um emprego, de certa forma o faz por uma questão de “egoísmo”. Você deve ser mais valioso para ele do que o dinheiro que ele lhe paga. Num ambiente de trabalho, muitos são disciplinados porque não fazem jus ao que ganham. Isso não gera estabilidade. Quanto mais você for vivo, dinâmico, alerta, eficiente, mais seguro está o seu emprego.

            Muitos excelentes empregados optam por trocar o ótimo emprego onde o ambiente é insuportável, por um não tão bom, mas que permita folgas, um tempo maior para usufruir a vida, clube, praia, etc. O rejuvenescimento virá.

Pensem nisso. Até o próximo post!
   

A VIDA NA EMPRESA OU A EMPRESA NA VIDA?

        Qual a sua opção?

            Veslaine Antônio Silva

Diante da atual situação mundial, em clima borbulhante de inovações, da incrível velocidade das informações, da brutal concorrência, quando as organizações de um modo geral, para sobreviverem se defrontam de todas as maneiras para a conquista de uma parcela ou de um mercado maior e extrair dele, o lucro, a compensação pelo capital investido, os reflexos psicológicos tornam-se evidentes e o “senhor empresário”, debate-se incessantemente contra o estigma de incertezas e riscos, responsabilizando o “senhor executivo” pelos resultados.

            Nem sempre a promoção de um executivo a um cargo mais elevado, mesmo com um salário astronômico, traz o retorno esperado pelo capital investido. É bem possível ou quase certo que este poderá vir mais rápido e mais sólido, se o investimento maior acontecer no “ser humano” dentro da organização.

Segundo a Ciência Logosófica (http://www.logosofia.org.br), os problemas sociais, na maioria das vezes, deixam de ser resolvidos, porque se carece de valor e hombridade para se encarar e adotar as soluções necessárias. Três tendências especulativas dos seres humanos e em particular das organizações, impedem o avanço na busca da excelência do comportamento social e suas conseqüências favoráveis, chocando-se com os bons propósitos. São eles: o interesse particular, o prazer sem medida e a ambição egoísta, diferente da ambição racional de progresso. Com a existência dessas tendências negativas nenhum processo de socialização poderá ser mantido. É imprescindível, um trabalho de conscientização, levando em consideração que cada um, é importante como parte integrante de um sistema de interdependências, voltado para o objetivo de melhoramento constante, ao ponto de tornar-se uma cultura dentro da organização.

            Segundo Murphy,a grande maioria dos homens não esconde sua fragilidade nos momentos de dificuldade e pede ajuda.  Mas um executivo, aparentemente, não mostra fraqueza nunca. Convencionou-se que um executivo tem que ser um homem forte, corajoso, ousado, firme, seguro, sem o que, o sucesso teoricamente não será alcançado. Talvez esteja aí, o ponto-chave da questão. Os problemas começam a acontecer quando o executivo se esquece de que não é um super-homem, quando é difícil externar sua fraqueza e não é capaz de identificar alguém ou alguma coisa que funcione como “válvula de escape” para desabafar seus tormentos e aflições. Em casa, com a família, não pode, porque pode provocar insegurança na mulher e nos filhos, que não são capazes de entendê-lo; com amigos, vem a preocupação de ser visto por baixo. Tem medo das férias como tem medo do inferno preocupado com a possibilidade de sua ausência não ser sentida. Assim, o executivo vai excluindo as possibilidades de ajuda até que se vê na mais absoluta solidão. Não busca terapia por preconceito e acaba derrotado, num estado de estresse e de depressão.

             O “bastar-se a si mesmo” não faz parte do repertório do executivo que, em face das necessidades atuais das organizações, em paralelo com as novas exigências de “Qualidade Total”, exigindo polivalência na ocupação do cargo que se torna vulnerável, envolvendo toda a hierarquia subordinada

            Sem a capacitação pessoal para enfrentar a vida, sem o preparo para encarar e vencer as resistências do ambiente em que cada um deve atuar, o profissional pode chegar a tal estado de inferioridade de condições que finalmente terminará vencido, decepcionado e mergulhado na impotência e no desespero. Para os indivíduos inseridos nesse contexto, não haverá qualidade de vida e a conseqüência no desenvolvimento operacional nas diversas áreas será negativa, devido ao menosprezo da importância de uma decente socialização a partir do topo da pirâmide.

 

            Na ascensão, o executivo não deve abandonar sua primeira ocupação sem primeira saber com certeza o que a nova lhe oferecerá. Para aqueles que se encontram no topo das pirâmides organizacionais e priorizam a empresa esquecendo-se da vida, os próximos passos serão de queda!

            Pense nisso e uma boa semana!